Responsable de l'administration RH et de la paie

Le responsable de l’administration RH et de la paie prend en charge au quotidien l’ensemble de la gestion administrative et de la paie des salariés de l’entreprise.

 

Autres intitulés

Responsable administration RH

Responsable du personnel

Responsable administration du personnel et paie

Responsable administration du personnel, des rémunérations et SIRH

 

Activités principales

 

Veille sur l’actualité sociale

 

Exercer une veille sur l’ensemble des obligations légales liées à la gestion administrative du personnel, la paie, les obligations légales.

 

Se tenir à l’écoute des grandes mutations touchant l’entreprise et son environnement : fusions, conjoncture économique, vente d’une activité...

 

Mettre en œuvre les adaptations nécessaires : par exemple, élaborer ou faire évoluer les procédures internes : systèmes collectifs de rémunérations variables, règles d’utilisation des véhicules de fonction, remboursement des notes de frais, règles d’éthique...

 

 

Management et coordination de l’administration RH

Superviser une équipe administrative et/ou de gestionnaires paie chargée de :

Veiller au respect du code du travail et du règlement intérieur de l’entreprise (respect des horaires, tenue vestimentaire...).

Appliquer la réglementation de la convention collective, des accords d’entreprise.

Assurer et suivre l’ensemble des process de gestion des temps (absentéisme, présentéisme des salariés), gérer les incidences et les mesures disciplinaires.

Assurer les relations avec les organismes sociaux : mutuelle, Urssaf, caisse primaire d’assurance maladie, médecine du travail, caisse d’assurance retraite et de la santé au travail...

Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : établir les contrats de travail, avenants, soldes de tout compte, assurer les affiliations aux diverses caisses.

Tenir à jour les dossiers administratifs de chaque salarié.

 

 

Gérer la paie : préparer les éléments fixes (ancienneté, congés) et variables (intéressement, prime, heures supplémentaires, maladie, accident) de la paie, établir les déclarations obligatoires (Dadsu, formation, apprentissage, handicapés...), régler les cotisations sociales.

 

 

 

Conseil RH

Dialoguer en permanence avec les salariés, les partenaires sociaux et les instances représentatives du personnel, répondre à leurs questions, participer aux chantiers RH, préparer les accords sociaux.

Conseiller les managers (procédures disciplinaires, règles sur les heures supplémentaires, gestion des représentants du personnel...) et la direction (contraintes légales, adaptations aux nouvelles réglementations, support dans les relations avec les IRP...).

 

 

Reporting RH

Élaborer l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel : absentéisme, masse salariale, congés, accidents du travail...

Analyser les données recueillies.

Faire remonter les données sociales au niveau du siège ou du comité de direction de l’entreprise.

Établir le bilan social de l’entreprise.

 

Activités éventuelles

Le responsable administration RH-paie peut avoir un périmètre d’action très large au sein d’une entreprise.

 

Son positionnement transversal peut l’amener à prendre en charge la logistique, les services généraux et toutes les problématiques liées à l’ergonomie, l’hygiène, la sécurité, les conditions de travail (stress, harcèlement, pénibilité).

 

Par ailleurs, l’animation du dialogue avec les syndicats peut lui être directement rattachée, ainsi que la dimension négociation.

 

Enfin, le recrutement d’un certain type de profils peut être placé sous sa responsabilité directe. Il s’agit le plus souvent des intérimaires, voire des populations peu qualifiées.

 

 

Variabilité des activités

Selon la taille et l’organisation de l’entreprise, on peut distinguer plusieurs types de poste autour de cette fonction.

 

Sur les sites de production ou au sein d’une PME-PMI, la fonction stratégique RH n’est souvent pas représentée par le DRH ou RRH. Le responsable administration du RH-paie, alors désigné comme responsable du personnel, est le véritable coordinateur de toutes les problématiques RH inhérentes au site : relations sociales, paie, contentieux, gestion des effectifs, recrutement, formation, communication interne, projets transversaux (rémunérations, SIRH, mobilité...).

 

Il est en quelque sorte un DRH délégué très administratif exerçant sur un périmètre plus restreint en termes d’effectifs. Il s’appuie généralement sur des équipes administratives qui l’épaulent dans la gestion quotidienne du personnel.

 

Au sein des filiales, la fonction stratégie RH est souvent représentée par un RRH, voire un DRH. Dans ce cas, on trouve une organisation bicéphale : le responsable de l’administration du personnel coordonne l’ensemble des équipes en charge de la paie, des congés, de l’absentéisme... tandis que son homologue orienté stratégie RH va piloter le recrutement, la formation et les relations avec les partenaires sociaux.

 

Au niveau du siège, le responsable de l'administration RH et de la paie peut piloter des équipes très importantes en charge de la gestion quotidienne des effectifs. Son rôle se concentre alors davantage sur le suivi des différents indicateurs qui lui parviennent, ainsi que sur le lien avec le comité de direction et sur l’évolution du système d’information RH dont il est l’un des premiers utilisateurs.

 

En l’absence d’une fonction dédiée aux rémunérations et avantages, il gère tout ou partie des questions liées à la politique de rémunération.

 

Quelle que soit la taille de l’entreprise, la gestion de la paie et une partie de l’administration RH (déclarations et cotisations sociales) peuvent être externalisées à des prestataires spécialisés. Au sein des grandes structures, elles sont souvent regroupées en centres de services dédiés.

 

 

Rémunération

Jeune cadre : entre 30 et 40 k€

 

Cadre confirmé : entre 40 et 50 k€

 

 

Compétences requises

Compétences techniques

Maîtrise des logiciels de paie et de gestion des temps et des outils SIRH

Compétences juridiques : connaissance très précise des obligations légales liée à la gestion du personnel

Connaissance de l’organisation de l’entreprise, de sa culture, de ses métiers et des usages établis

Maîtrise des outils bureautiques courants et des bases de données

Pratique des statistiques

 

Aptitudes professionnelles

Goût pour les chiffres car la dimension statistique est omniprésente dans la fonction

Qualités d’organisation car le responsable administration du personnel mène de front de nombreux dossiers, parfois sur des problématiques très éloignées les unes des autres

Grande rigueur car la moindre erreur de gestion peut avoir un impact direct sur la vie des salariés

Disponibilité et sens du service car il est en permanence sollicité par les salariés ou les syndicats pour répondre à des questions diverses : état d’avancement d’un dossier, éclairage de nature juridique

Goût pour le travail administratif : il s’agit d’un poste sédentaire, avec d’importants volumes de documents à traiter

 

Le profil

Diplômes requis

Formation Bac +2/3 spécialisée en administration/gestion du personnel ou comptabilité ou gestion

Formation Bac +4/5 généraliste

Formation Bac +5 (master) spécialisée en RH, droit social, administration du personnel

 

Durée d’expérience

Ce poste s’adresse à des cadres possédant une première expérience de trois ans minimum. La durée de l’expérience dépend de la taille de l’entreprise et du nombre de salariés.

 

 

Postes précédents (P-1)

Gestionnaire paie et administration du personnel

Chargé / gestionnaire RH

Responsable paie

Juriste droit social

 

Qui recrute ?

Toute entreprise : PME-PMI, ETI, groupe

Cabinet conseil RH

 

Rattachement hiérarchique

Directeur des ressources humaines

Responsable des ressources humaines

Directeur administratif et financier

Directeur de site

Directeur général

 

Environnement de travail et interlocuteurs

Direction du contrôle de gestion

Direction administrative et financière

Responsable comptable ou paie

 

Evolution professionnelle (P+1)

Responsable / directeur ressources humaines

Responsable formation

Responsable développement RH

Responsable rémunérations, administration du personnel et SIRH

 

Contexte et facteurs d’évolution du métier

La complexification de la réglementation sociale l’oblige à entreprendre une veille juridique permanente et parfois avoir recours à un conseil juridique externe.

 

 Le développement des outils SIRH a fait évoluer le métier : il se renforce dans la gestion des temps et activités (GTA) et de la paie. Sur ces questions, il est associé aux projets d’optimisation des process relatifs à cette question ou encadre une équipe spécialisée.

 

Le traitement de la paie et de la GTA est de plus en plus fréquemment assuré, pour tout ou partie, par des sous-traitants extérieurs.

 

La nécessité de réduire les coûts entraîne le regroupement de ces activités dans des centres de services partagés (CSP). Les opérations sont ainsi mutualisées au service de plusieurs entités. Il en prend souvent la direction quand il possède des compétences commerciales, en tant que prestataire interne.

 

En lien avec la traçabilité demandée par les directions, le responsable de l’administration RH-paie participe aux chantiers visant le renforcement des procédures, des outils de reporting et de consolidation des données sociales (tableaux de bord, bilan social, budget masse salariale, gestion analytique...).